virtueel assistent

11 tips voor elke succesvolle virtueel assistent

Je hebt een droom om te gaan starten als virtueel assistent. Het werk doen waar je gelukkig en blij van wordt en doen waar je goed in bent. Je wilt graag meer plezier, uitdaging en vooral vrijheid. Je bent er klaar voor om ondernemers te helpen, zodat zij weer de focus krijgen op wat ze moeten doen. Een goede virtueel assistent is onbetaalbaar. Maar hoe komt jouw eigen onderneming van de grond? En waar moet je allemaal aan denken bij het opzetten van een eigen bedrijf? Met dit blog geef ik je 11 waardevolle tips waar je aan moet denken als je gaat starten als virtueel assistent. En ben je al gestart als virtueel assistent, dan zitten er ook handige tips tussen.

Tip 1 – Inschrijven bij de Kamer van Koophandel

De allereerste stap die je moet nemen bij het opzetten van je onderneming is natuurlijk het inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Deze stap is heel spannend maar gelijk ook de makkelijkste. Als je naar de KvK bent geweest is het verstandig om een zakelijke rekening te openen en de benodigde verzekeringen af te sluiten. Ik heb zelf een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven. Daarnaast raad ik een arbeidsongeschiktheidsverzekering aan.

Tip 2 – Maak een website

Je wilt dat jouw ideale klant je weet te vinden. Dit lukt het best als je een eigen website hebt. Dit kost wel even tijd om te maken, maar hiermee laat je zien waar jij jouw doelgroep mee helpt en wie je bent. Nog een voordeel van een website is dat je klanten makkelijk hiernaartoe verwijst. Heb jij een mooie post op Instagram gemaakt over een dienst of een blog geschreven? Verwijs ze dan via de link in bio naar je website zodat ze daar meer kunnen lezen. Je kunt er voor kiezen om je website zelf te maken of deze te laten maken. Ik heb tijdens mijn VA opleiding een extra training gevolgd, zodat ik mijn eigen website kon maken.

Tip 3 – Zorg voor een mooie huisstijl

Als het goed is heb je voor je website mooie kleuren en een stijl uitgekozen. Dit zijn de kleuren die jij mooi vindt en passen bij jouw bedrijf. Laat deze huisstijl terugkomen in je visitekaartje en op al je social media kanalen. Dit geeft een vertrouwd gevoel en hierdoor gaan klanten je steeds meer herkennen aan je huisstijl. Daarnaast staat het natuurlijk hartstikke mooi als jouw huisstijl overal hetzelfde is. Zelf heb ik 5 huisstijlkleuren die mooi bij elkaar passen. Mijn huisstijlkleuren vind je terug op mijn website, socials, nieuwsbrief, e-book, story’s, mail en visitekaartje.

succesvolle virtueel assistent met een eigen huisstijl

Tip 4 – Zorg voor een fijne werkplek

Doordat je als VA meestal online werkt, kun je overal werken, zelfs vanuit het buitenland. Je hebt dan wel een goede laptop nodig en Wifi. Als je vanuit huis werkt, is het fijn om een eigen werkplek te hebben. Hier kun je rustig werken, zonder dat je afgeleid wordt. Maak van jouw kantoor aan huis een fijne werkkamer. Het werkt zo veel prettiger als je in een kamer werkt, dat helemaal naar je zin is. Zorg voor een bureau waar je fijn aan kunt werken met natuurlijk een goede stoel. Daarnaast een kast waar je al je spullen in op kunt bergen. Zelf heb ik mijn werkkamer gezellig gemaakt met mooie plantjes, hangen er foto’s en ik heb sinds kort een groot planbord aan de muur hangen. Het is echt een fijn plekje geworden!

Tip 5 – Online zichtbaarheid

Je bent ingeschreven bij de KvK, je website is af met de door jouw gekozen huisstijl en je werkplek is klaar om in gebruik genomen te worden. Laat de klanten nu maar komen. Maar de opdrachten stromen natuurlijk niet vanzelf binnen. Als je niet vertelt wat je doet en wie je bent is de kans dat dit vanzelf gaat gebeuren natuurlijk erg klein. Zorg er daarom voor dat je online zichtbaar bent op social media kanalen. Er zijn veel platforms om online zichtbaar te zijn. Kies voor jezelf welke het beste bij je past. Voor mij is dat met stip op nummer 1: Instagram.

Wil je graag aan de slag met online zichtbaar zijn? Ik heb een mooi e-book geschreven: 8 tips voor jouw social media strategie, speciaal voor VA’s

e-book voor een virtueel assistent

Tip 6 – Een goede planning is onmisbaar

Als je bedrijf goed loopt en je steeds meer werk krijgt, dan werk je waarschijnlijk voor verschillende klanten. Een goede planning is hierbij onmisbaar anders verlies je het overzicht en voor je het weet staat je agenda bomvol. Het is niet de bedoeling om geen vrije tijd meer over te houden. Een goede planning helpt om je eigen grenzen te bewaken, zodat je niet overloopt. Zelf gebruik ik een papieren planner. Deze ligt altijd open op mijn bureau. Zo vergeet ik geen afspraak meer. Daarnaast werk ik met Trello. Trello is een hele fijne online tool met veel mogelijkheden. Mijn werkdag begint altijd met Trello. In Trello staan bijvoorbeeld mijn to do’s. Ook werk ik samen met klanten in een Trello bord. Wil je overzicht en hou je van gestructureerd werken? Dan zou ik zeker eens naar Trello kijken.

Tip 7 – Online tools

Als VA werk je vaak online. Hierdoor zal je ook vaker met online tools moeten werken. Denk maar eens aan Zoom of Teams voor een online overleg. Om het jezelf makkelijk te maken is het handig om kennis te hebben over een aantal handige tools. Wil je meer lezen over welke online tools ik echt onmisbaar vind? Lees dan mijn blog: online tools die onmisbaar zijn voor elke virtual assistant.

Tip 8 – Maak duidelijke afspraken

Zoveel mensen zoveel wensen. Dit gaat ook zo met de samenwerking met je klanten. Zorg ervoor dat je duidelijke afspraken maakt met je opdrachtgevers. Maak algemene voorwaarden en een privacyverklaring en plaats deze op je website. Zo kan hierover nooit verwarring ontstaan. Spreek ook duidelijk met je klant af hoe je bereikbaar bent en op welke tijden je werkt. Zelf plan ik voor veel klanten social media berichten in. Ik heb duidelijke afspraken gemaakt wanneer er content wordt aangeleverd. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog even snel een post moet plaatsen, terwijl jij had besloten een middag vrij te nemen. Goede afspraken maken werkt zo fijn, voor jezelf en natuurlijk ook voor de klant.

Tip 9 – Administratie

Als je een eigen bedrijf hebt dan is het belangrijk je administratie goed bij te houden. Wat ik hier zelf een handige tool voor vind is Moneybird. Met deze tool maak je heel makkelijk je facturen en offertes. Je kunt ook je uren bijhouden in Moneybird. Alleen zelf gebruik ik hier een andere tool voor namelijk: Keeping. Dit vind ik een fijne en gebruiksvriendelijke tool. Aan het einde van mijn werkdag noteer ik al mijn uren in Keeping. Denk er ook aan om elke kwartaal je BTW aangifte te doen.

Tip 10 – Blijf altijd up to date

Je wil een expert zijn in jouw vakgebied. Daarom is het heel belangrijk om te blijven leren. Er zijn zoveel ontwikkelingen dat ze soms niet meer bij te houden zijn. Volg daarom zelf ook trainingen, cursussen en lees artikelen. Zo blijf je altijd op de hoogte en kun jij jouw klanten zo goed mogelijk helpen. Je weet namelijk waar je over praat.

Tip 11 – Doe wat je leuk vindt

Mijn allerlaatste maar zeker niet minst belangrijkste tip. Doe altijd het werk waar je blij van wordt en werk voor klanten waarmee je graag wilt samenwerken. Maak een afspraak voor de eerste kennismaking. Dit kan telefonisch, online of drink samen een kop koffie als dat mogelijk is. Leer elkaar kennen en vertel hoe jij werkt en wat je van een samenwerking verwacht. Het kan altijd gebeuren dat er geen klik is als je een samenwerking aangaat. Maak het bespreekbaar en word je er daarna nog steeds niet blij van? Geef dit aan en stop als het echt niet gaat de samenwerking. Als virtueel assistent heb je de vrijheid om dit zelf te bepalen!

Virtueel assistent een geweldige manier van ondernemen

Een online onderneming als virtueel assistent is een geweldige manier van ondernemen. Met bovenstaande tips hoop ik dat ik jou geholpen en geïnspireerd heb. Een onderneming starten gaat met vallen en opstaan.
Zelf help ik VA’s op het gebied van online zichtbaar zijn. Ik weet dat online zichtbaar zijn enorm spannend kan zijn. Het ontbreekt je misschien aan kennis waardoor je minder zichtbaar bent en dat is natuurlijk zonde!
Dat is waarom ik speciaal voor VA’s een online training heb gemaakt. In deze training deel ik al mijn kennis op het gebied van social media die je als VA nodig hebt. Wil je meer weten over deze training?

Klik dan op de link voor meer informatie: Online zichtbaarheid voor VA’s